Privacyverklaring

Laatst aangepast op 23 november 2020

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor de BNP Paribas Group, die in dat verband basisprincipes heeft vastgelegd om deze gegevens te beschermen in haar Charter Bescherming Persoonsgegevens dat beschikbaar is op https://group.bnpparibas/uploads/file/bnpparibas_personal_data_privacy_charter.pdf.

Deze Privacyverklaring biedt u (zoals nader gedefinieerd in hoofdstuk 2) transparante en gedetailleerde informatie in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens door BNP Paribas Fortis Factor N.V., met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Warandeberg 3 (“we”).

We zijn, als verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens, in verband met onze activiteiten. Het doel van deze Privacyverklaring is u informatie verschaffen over welke persoonsgegevens we over u verzamelen, waarvoor we die gegevens gebruiken en delen, hoelang we ze bewaren, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.

Indien nodig kan bijkomende informatie verstrekt worden wanneer u om een specifiek product of dienst verzoekt.

1. WELKE PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN WE VAN U?

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens, dat wil zeggen alle informatie die u identificeert of waarmee u geïdentificeerd kunt worden, voor zover dit nodig is in het kader van onze activiteiten en om een hoge standaard van producten en diensten te bereiken.

Afhankelijk van onder andere het type producten en diensten die we u verstrekken, verzamelen we verschillende soorten persoonsgegevens over u, waaronder:

identificatie-informatie (bijv. volledige naam, identiteit (identiteitskaart, paspoortinformatie, etc.), nationaliteit, geboorteplaats en -datum, geslacht, foto);
contactinformatie privé of professioneel (bijv. post- en e-mailadres, telefoonnummer);
gezinssituatie en gezinsleven (bijv. burgerlijke staat, aantal en leeftijd van kinderen, aantal personen in het gezin, etc.);
informatie over opleiding en werk (bijv. opleidingsniveau, functie, naam werkgever, salaris);
gegevens betreffende uw gewoontes en voorkeuren (gegevens in verband met uw gebruik van onze producten en diensten);
gegevens over uw interacties met ons, onze kantoren (contactrapporten), onze internetwebsites, onze apps, onze sociale media pagina’s, (inlog- en trackinggegevens zoals cookies, inloggen op onlinediensten, IP-adres) vergadering, bezoek, chat, e-mail, interview, telefoongesprek;
videobewaking (inclusief camera’s) om beveiligingsredenen;
informatie over uw apparaat (IP-adres, technische specificaties en unieke identificatiegegevens);
logingegevens om verbinding te maken met onze website en apps.

We kunnen de volgende gevoelige persoonsgegevens alleen verzamelen met uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming:

biometrische gegevens: bijv. vingerafdrukken, stempatroon of gezichtspatroon dat gebruikt kan worden voor identificatie en beveiligingsdoeleinden;

We vragen nooit andere gevoelige persoonsgegevens zoals gegevens gerelateerd aan ras of etnische afkomst, politieke overtuiging, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens of gegevens betreffende uw seksueel gedrag of seksuele geaardheid, tenzij dit vereist is op grond van een wettelijke verplichting.

2. OP WIE HEEFT DEZE KENNISGEVING BETREKKING EN VAN WIE VERZAMELEN WE PERSOONSGEGEVENS?

We verzamelen gegevens van u als klant of potentiële klant (wanneer u ons contacteert of bezoekt of onze websites of apps consulteert, onze producten en diensten gebruikt, deelneemt aan een enquête of evenement met ons), maar ook indirect via andere personen. We verzamelen dus informatie over personen verbonden aan u als klant of mogelijke klant, hoewel zij geen directe relatie met ons hebben, zoals:

Familieleden;
Opvolgers of rechthebbenden;
Medekredietnemers / borgen;
Wettelijke vertegenwoordigers (volmacht);
Begunstigden van uw verzekeringscontracten of polissen en trusts;
Verhuurders;
Uiteindelijk begunstigde eigenaren (UBO);
Debiteuren van klant ;
Bedrijfsaandeelhouders;
Vertegenwoordigers van een juridische entiteit (klant of verkoper).

Als u ons persoonsgegevens van derden verstrekt zoals vermeld in bovenstaande voorbeelden, gelieve er aan te denken de betreffende personen te informeren over het feit dat wij hun persoonsgegevens verwerken en hen te verwijzen naar deze Kennisgeving Gegevensbescherming. We zullen hen, waar mogelijk, ook deze informatie verstrekken (maar als we bijvoorbeeld hun contactgegevens niet hebben, kunnen wij hen niet op de hoogte brengen).

Om onze database te controleren of aan te vullen, kunnen we ook persoonsgegevens verkrijgen van:

andere BNP Paribas entiteiten;
onze klanten (rechtspersonen of natuurlijke personen);
onze zakelijke partners;
betalingsinitiatiedienstaanbieders en aggregatoren (rekeninginformatiedienstaanbieders);
derden zoals kredietinformatiebureaus en bureaus voor fraudebestrijding of gegevensmakelaars die verantwoordelijk zijn voor het op een wettelijk geoorloofde manier verzamelen van relevante informatie;
publicaties/databases die beschikbaar worden gesteld door officiële autoriteiten of derden (bijv. het Franse Staatsblad, databases die beheerd worden door financiële toezichthoudende autoriteiten);
websites/sociale media pagina’s van rechtspersonen of professionele klanten die informatie bevatten die door u openbaar werd gemaakt (bijv. uw eigen website of sociale media);
openbare informatie zoals informatie van de pers.

3. WAAROM EN OP WELKE BASIS GEBRUIKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

a. Om te voldoen aan onze diverse wet- en regelgevende verplichtingen

We gebruiken uw persoonsgegevens om te voldoen aan verschillende wettelijke en reglementaire verplichtingen:

monitoren van transacties voor het identificeren van afwijkingen op de normale routine/patronen (bijv. als u een groot geldbedrag opneemt in een land waar u niet woont);
beheren, voorkomen en detecteren van fraude;
monitoren en rapporteren van risico’s (financiële, krediet-, juridische, nalevings- en reputatierisico’s, debiteurenrisico’s etc.) die wij en/of de BNP Paribas Group kunnen lopen;
indien nodig, opnemen van telefoongesprekken, chats, e-mails, etc. niettegenstaande ander gebruik dat hierna wordt beschreven;
voorkomen en opsporen van het witwassen van geld en van het financieren van terrorisme en naleving van regelgeving inzake sancties en embargo’s via ons ‘Ken-Uw-Cliënt’ (KYC) proces (om u te identificeren, uw identiteit te controleren, uw gegevens te screenen ten opzichte van de sanctielijst en om uw profiel te bepalen);
opsporen en beheren van verdachte transacties;
uitvoeren van een gepastheids- of geschiktheidsanalyse om beleggingsdiensten te verstrekken aan elke klant conform de Richtlijn betreffende markten voor financiële instrumenten (MiFid);
bijdragen aan de strijd tegen belastingfraude en het voldoen aan belastingcontrole- en kennisgevingsverplichtingen;
registreren van transacties ten behoeve van boekhoudkundige doeleinden;
voorkomen, opsporen en melden van risico’s in verband met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en duurzame ontwikkeling;
opsporen en voorkomen van omkoping;
uitwisselen en rapporteren van verschillende operaties, transacties of bestellingen of reageren op een officieel verzoek van bevoegde lokale of buitenlandse financiële, fiscale, administratieve, strafrechtelijke of juridische instanties, arbiters of bemiddelaars, wethandhavingsinstanties, staatsinstanties en overheidslichamen.

b. Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een contract wordt afgesloten

We gebruiken uw persoonsgegevens om contracten aan te gaan of uit te voeren en onze relatie met u te beheren, inclusief om:

te evalueren of we u een product of dienst kunnen aanbieden en onder welke voorwaarden (inclusief prijs);
u te helpen, met name door te reageren op uw verzoeken;
producten of diensten te verstrekken aan u of onze zakelijke klanten;

c. Om te voldoen aan onze gerechtvaardigde belangen

We gebruiken uw persoonsgegevens voor:

Risicomanagementdoeleinden:
- bewijs van transacties, inclusief elektronisch bewijs;
- schuldinning;
Personalisering van ons aanbod en dat van andere BNP Paribas entiteiten om:
- de kwaliteit van onze producten en diensten te verbeteren;
- reclame te maken voor producten en diensten die passen bij uw situatie en profiel;
- uw voorkeuren en behoeften te bepalen om u een commercieel aanbod aan te bieden.
Deze personalisering kan verwezenlijkt worden door:
- de segmentering van onze potentiële klanten en bestaande klanten;
- het analyseren van uw gewoonten en voorkeuren in onze diverse communicatiekanalen (bezoeken aan onze kantoren, e-mails of berichten, bezoeken aan onze website, etc.);
- het delen van uw gegevens met een andere BNP Paribas entiteit, met name als u een klant bent – of wordt – van die andere entiteit om uw instap te versnellen;
Onderzoek & Ontwikkeling (O&O) bestaande uit het opstellen van statistieken en modellen om:
- onze operationele processen te optimaliseren en automatiseren (bijv.: creëren van een chatbot voor veel gestelde vragen (FAQ));
- producten en diensten aan te bieden die het beste passen bij uw behoeften;
- potentiële beveiligingsproblemen te voorkomen, klantauthenticatie en beheer van toegangsrechten te verbeteren;
- beveiligingsbeheer te verbeteren;
- risicobeheer en compliance management te verbeteren;
- fraudebeheer, -preventie en -opsporing te verbeteren;
- de strijd tegen het witwassen van geld en financiering van terrorisme te verbeteren.
Beveiligingsredenen en prestaties van het IT-systeem, inclusief:
- IT-beheer, met inbegrip van infrastructuurbeheer (bijv. gedeelde platforms), bedrijfscontinuïteit en beveiliging (bijv. internetgebruiker-authenticatie);
voorkomen van persoonlijk letsel en schade aan personen en goederen (bijvoorbeeld videobewaking).
Meer in het algemeen:
- u informeren over producten en diensten;
- uitvoeren van financiële operaties zoals verkoop van schuldportfolio’s, securitisaties, financiering of herfinanciering van de BNP Paribas Group;
- het uitvoeren van klanttevredenheidsenquêtes of opiniepeilingen;
- verbeteren van procesefficiëntie (trainen van ons personeel door het registreren van telefoongesprekken in onze kantoren en het verbeteren van het gespreksscenario);
- implementeren van automatiseringsprocessen zoals het testen van applicaties, automatische verwerking van klachten, etc.

In alle gevallen blijft ons gerechtvaardigd belang proportioneel en bepalen we op basis van een afwegingstoets of uw belangen of fundamentele rechten beschermd blijven. Als u meer informatie wenst over deze afwegingstoets, kunt u contact met ons opnemen zoals uiteengezet in hoofdstuk 9 “Hoe kunt u contact met ons opnemen?”.

d. Om uw keuze te respecteren als we uw toestemming vragen voor een specifieke verwerking

Voor bepaalde gegevensverwerkingen geven we u specifieke informatie en vragen we uw toestemming voor dergelijke verwerking. We wijzen u erop dat u deze toestemming op elk moment kan intrekken.

4. MET WIE DELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

a. Delen van informatie binnen de BNP Paribas Group

We maken deel uit van de BNP Paribas Group, een geïntegreerde bank- en verzekeringsgroep, d.w.z. een groep bedrijven die wereldwijd nauw samenwerken aan het creëren en distribueren van verschillende bank-, financiële en verzekeringsdiensten en -producten.

We delen persoonsgegevens via de BNP Paribas Group voor commerciële en efficiëntiedoeleinden zoals:

op grond van onze wettelijke en reglementaire verplichtingen:
- het delen van gegevens die verzameld zijn voor AML/FT, sancties, embargo’s en voor ‘Ken-Uw-Cliënt’-maatregelen (KYC);
- risicobeheer, inclusief krediet- en operationele risico’s (risicobeoordeling / kredietscore / etc.).
op grond van onze gerechtvaardigde belangen:
- preventie, opsporing en bestrijding van fraude;
- onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten, met name ten behoeve van naleving, risico’s en communicatie en marketing doeleinden;
- wereldwijd en consistent overzicht van onze klanten;
- het aanbieden van een volledig assortiment producten en diensten van de Group om u hiervan te kunnen laten genieten;
- personaliseren van de inhoud en prijzen van producten en diensten voor de klant.

b. Openbaar maken van informatie buiten de BNP Paribas Group

Om te voldoen aan de doeleinden die beschreven worden in deze kennisgeving kunnen we van tijd tot tijd uw persoonsgegevens bekend maken aan:

dienstverleners die namens ons diensten uitvoeren (bijv. IT-diensten, logistiek, printing, telecommunicatie, schuldinning, advies en consultatie en distributie en marketing);
bank- en commerciële partners, onafhankelijke agenten, tussenpersonen of makelaars, financiële instellingen, tegenpartijen, handelsregisters waarmee we relaties onderhouden als overdracht van de gegevens noodzakelijk is om ons in staat te stellen u diensten en producten te verstrekken of om onze contractuele verplichtingen of transacties uit te voeren (bijv. banken, correspondentbanken, bewaarders, bewaarnemers, emittenten van effecten, uitbetalende instanties, wisselkoersplatforms, verzekeringsmaatschappijen, beheerders van betalingssystemen, uitgevers of tussenpersonen van betaalkaarten);
lokale of buitenlandse financiële, fiscale, administratieve, strafrechtelijke of gerechtelijke instanties, arbiters of bemiddelaars, wethandhavingsinstanties, staatsinstanties en overheidsorganen waaraan wij of een lid van de BNP Paribas Group gegevens bekend moeten maken op grond van:
- hun verzoek;
- verdediging van of in reactie op een zaak, vordering of procedure;
- naleving van regelgeving of richtsnoeren van een bevoegde autoriteit die op ons of een lid van de BNP Group van toepassing is;
bepaalde gereglementeerde beroepen zoals advocaten, notarissen, ratingbureaus of auditoren indien noodzakelijk onder specifieke omstandigheden ((rechts)geschil, audit, etc.) evenals feitelijke of potentiële kopers van bedrijven of vestigingen van de BNP Paribas Group of onze verzekeraars.

c. Delen van geaggregeerde of geanonimiseerde informatie

We delen geaggregeerde en geanonimiseerde informatie binnen en buiten de BNP Paribas Group met partners zoals onderzoeksgroepen, universiteiten en reclamemakers. U kunt via deze informatie niet geïdentificeerd worden.

Uw gegevens kunnen geaggregeerd worden in geanonimiseerde statistieken die aangeboden kunnen worden aan professionele klanten om hen te helpen hun activiteiten te ontwikkelen. In dat geval worden uw persoonsgegevens nooit openbaar gemaakt en de ontvangers van deze geanonimiseerde statistieken zullen u niet kunnen identificeren.

5. INTERNATIONALE DOORGIFTEN VAN PERSOONSGEGEVENS

In geval van internationale doorgiften vanuit de Europese Economische Ruimte (EER) naar een niet-EER land kan doorgifte van uw persoonsgegevens plaatsvinden. Als de Europese Commissie een niet-EER land heeft erkend als een land dat adequate gegevensbescherming biedt, kunnen uw persoonsgegeven op basis hiervan worden doorgegeven.

Voor doorgiften naar niet-EER landen waarvan het gegevensbeschermingsniveau door de Europese Commissie niet als adequaat worden erkend, zullen we ons ofwel baseren op een afwijking die van toepassing is op de specifieke situatie (bijv. als de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van ons contract met u, zoals het uitvoeren van een internationale betaling), ofwel zullen we één van de volgende waarborgen implementeren om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen:

Modelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie;
Bindende bedrijfsvoorschriften.

Om een kopie van deze waarborgen en informatie over de toepasselijkheid daarvan te verkrijgen, kunt u een schriftelijk verzoek sturen zoals uiteengezet in hoofdstuk 9.

6. HOELANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

We bewaren uw persoonsgegevens gedurende de wettelijk verplichte termijn of een andere termijn op grond van onze operationele vereisten zoals het correct bijhouden van de boekhouding, het faciliteren en beheren van klantenrelaties en het reageren op juridische claims en reglementaire verzoeken. De meeste klantgegevens worden bijvoorbeeld bewaard voor de duur van de contractuele relatie en 7 jaar na beëindiging van de contractuele relatie. Als het gaat om prospects wordt de informatie voor een duur van 3 jaar bewaard. Als het gaat om leads wordt de informatie voor een duur van 1 jaar bewaard.

7. WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U DEZE UITOEFENEN?

Conform toepasselijke regelgeving en voor zover van toepassing, hebt u de volgende rechten:

recht op toegang: u kunt informatie verkrijgen over het verwerken van uw persoonsgegevens, alsook een kopie van deze persoonsgegevens.
recht op rectificatie: als u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken om dergelijke persoonsgegevens aan te passen.
recht op gegevenswissing: u kunt de wissing van uw persoonsgegevens vragen, voor zover dit wettelijk toegestaan is.
recht op beperking: u kunt vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen. U hebt het absolute recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.
recht op intrekking van uw toestemming: als u uw toestemming hebt gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken.
recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien wettelijk van toepassing, hebt u het recht om de gegevens te verkrijgen die u aan ons hebt verstrekt en, indien technisch mogelijk, die gegevens door te zenden aan een derde.

Als u de hierboven vermelde rechten wilt uitoefenen, stuurt u een brief of e-mail naar het volgende adres: BNP Paribas Fortis Factor N.V., Afdeling GDPR, P.J. Brepolsplein 41, 2300 Turnhout of privacy@bnpparibasfortisfactor.com . Voeg, wanneer nodig, een scan/kopie van uw identiteitsbewijs toe ten behoeve van eventuele identificatie.

Conform toepasselijke regelgeving hebt u in aanvulling op de hierboven vermelde rechten, het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

8. HOE BLIJFT U OP DE HOOGTE VAN VERANDERINGEN IN DEZE KENNISGEVING GEGEVENSBESCHERMING?

In een wereld van voortdurende technologische verandering kan het nodig zijn deze Privacyverklaring regelmatig aan te passen.

We raden u aan de meest recente versie van deze Privacyverklaring online te raadplegen en zullen u informeren over alle wezenlijke veranderingen via onze website of via onze gebruikelijke communicatiekanalen.

9. HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Als u vragen hebt in verband met ons gebruik van uw persoonsgegevens op grond van deze Privacyverklaring, kunt u contact opnemen met (i) GDPR Afdeling van BNP Paribas Fortis Factor N.V. via mail privacy@bnpparbiasfortisfactor.com of via schrijven naar het volgend adres: BNP Paribas Fortis Factor N.V., Afdeling GDPR, P.J. Brepolsplein 41, 2300 Turnhout; of (ii) de Data Protection Officer (DPO) via mail FBBE.DPOBELGIUM@bnpparibasfortis.com of via schrijven naar het volgende adres: BNP Paribas Fortis N.V., Data Protection Officer – Risk BNP Paribas, Warandeberg 3, 1000 Brussel

Als u meer wilt weten over cookies, kunt u ons cookiebeleid raadplegen op onze website.

Data Protection Notice

Last updated November 23rd 2020

The protection of your personal data is important to the BNP Paribas Group¹, which has adopted strong principles in that respect in its Personal Data Protection Charter available at https://group.bnpparibas/uploads/file/bnpparibas_personal_data_privacy_charter.pdf.

This Data Protection Notice provides you (as further defined in section 2) with transparent and detailed information relating to the protection of your personal data by BNP Paribas Fortis Factor N.V., with its head office at Warandeberg 3, 1000 Brussels (“we”).

We are responsible, as a controller, for collecting and processing your personal data, in relation to our activities. The purpose of this Data Protection Notice is to let you know which personal data we collect about you, the reasons why we use and share such data, how long we keep it, what your rights are and how you can exercise them.

Further information may be provided where necessary when you apply for a specific product or service.

¹ https://group.bnpparibas/en/group/bnp-paribas-worldwide

1. WHICH PERSONAL DATA DO WE USE ABOUT YOU?

We collect and use your personal data, meaning any information that identifies or allows to identify you, to the extent necessary in the framework of our activities and to achieve a high standard of products and services.

Depending among others things on the type of products or services we provide to you, we collect various types of personal data about you, including:

identification information (e.g. full name, identity (e.g. ID card, passport information, etc.) , nationality, place and date of birth, gender, photograph);
contact information private or professional (e.g. postal and e-mail address, phone number);
family situation and family life (e.g. marital status, number and age of children, number of persons composing the household, etc.);
education and employment information (e.g. level of education, employment, employer’s name, remuneration);
data relating to your habits and preferences (data which relate to your use of our products and services);
data from your interactions with us, our offices (contact reports), our internet websites, our apps, our social media pages, (connection and tracking data such as cookies, connection to online services, IP address) meeting, call, chat, email, interview, phone conversation;
video protection (including CCTV) for security reasons;
information about your device (IP address, technical specifications and uniquely identifying data);
login credentials used to connect to our website and apps.

We may collect the following sensitive data only upon obtaining your explicit prior consent:

biometric data : e.g. fingerprint, voice pattern or face pattern which can be used for identification and security purposes;

We never ask for any other sensitive personal data such as data related to your racial or ethnic origins, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic data or data concerning your sex life or sexual orientation, unless it is required through a legal obligation.

2. WHO IS CONCERNED BY THIS NOTICE AND FROM WHOM DO WE COLLECT PERSONAL DATA?

We collect data directly from you as a client or prospect (when you contact us, visit us, our website or our apps, use our products and services, participate to a survey or an event with us) but also regarding other individuals indirectly. Thus, we collect information about individuals whereas they have no direct relationship with us but are related to you, client or prospect, such as for instance your:

Family members;
Successors and right holders;
Co-borrowers / guarantors;
Legal representatives (power of attorney);
Beneficiaries of your insurance contracts or policies and trusts;
Landlords;
Ultimate beneficial owners;
Clients’ debtors;
Company shareholders;
Representatives of a legal entity (which may be a client or a vendor).

When you provide us with third party personal data like the examples listed above, please remember to inform the individuals providing the data that we process their personal data and direct them to the present Data Protection Notice. We will also provide them the information when possible (for instance if we don’t have their contact details, we will not be able to contact them).

In order to verify or enrich our database, we may also obtain personal data from:

other BNP Paribas entities;
our customers (corporate or individuals);
our business partners;
payment initiation service providers and aggregators (account information service providers);
third parties such as credit reference agencies and fraud prevention agencies or data brokers which are responsible for making sure that they gather the relevant information lawfully;
publications/databases made available by official authorities or third parties (e.g. the French Official Journal, databases operated by financial supervisory authorities);
websites/social media pages of legal entities or professional customers containing information made public by you (e.g. your own website or social media);
public information such as information from the press.

3. WHY AND ON WHICH BASIS DO WE USE YOUR PERSONAL DATA?

a. To comply with our various legal and regulatory obligations

We use your personal data to comply with the various legal and regulatory obligations :

monitor transactions to identify those which deviate from the normal routine/patterns (e.g. when you withdraw a large amount of money in a country where you do not live);
manage, prevent and detect fraud;
monitor and report risks (financial, credit, legal, compliance or reputational risks, default risks etc.) that we and/or the BNP Paribas Group could incur;
record, when necessary, phone calls, chats, email, etc. notwithstanding other usages described hereafter;
prevent and detect money laundering and financing of terrorism and comply with regulation relating to sanctions and embargoes through our Know Your Customer (KYC) process (to identify you, verify your identity, screen your details against sanctions lists and determine your profile);
detect and manage suspicious transactions;
carry out an assessment of appropriateness or suitability to provide investment services to each client in compliance with Markets in Financial Instruments regulations (MiFid);
contribute to the fight against tax fraud and fulfil tax control and notification obligations;
record transactions for accounting purpose;
prevent, detect and report risks related to Corporate Social Responsibilities and sustainable development;
detect and prevent bribery;
exchange and report different operations, transactions or orders or reply to an official request from a duly authorised local or foreign financial, tax, administrative, criminal or judicial authorities, arbitrators or mediators, law enforcement, state agencies or public bodies.

b. To perform a contract with you or to take steps at your request before entering into a contract

We use your personal data to enter into and perform our contracts as well as to manage our relationship with you, including to:

Evaluate if we can offer you a product or service and under which conditions (including price);
assist you in particular by answering your requests;
provide you or our corporate clients with products or services ;

c. To fulfil our legitimate interest

We use your personal data, , for:

Risk management purpose:
- proof of transactions including electronic evidence;
- debt collection;
Personalisation of our offering to you and that of other BNP Paribas entities to:
- improve the quality of our products or services;
- advertise products or services that match with your situation and profile;
- deduct your preferences and needs to propose you a commercial offer. This personalisation can be achieved by:

segmenting our prospects and clients;
analysing your habits and preferences in our various communications channels (visits to our branches, emails or messages, visits to our website, etc.);
sharing your data with another BNP Paribas entity, notably if you are – or are to become – a client of that other entity in particular to speed up the on boarding;

Research & Development (R&D) consisting of establishing statistics and models to:
- optimise and automate our operational processes (e.g.: creating FAQ chatbot);
- offer products and services that will best meet your needs;
- prevent potential security failures, improve customer authentication and access rights management;
- enhance security management;
- enhance risk and compliance management;
- enhance the management, prevention et detection of fraud;
- enhance the fight against money laundering and financing of terrorism.
Security reasons and IT systems performance, including:
- manage IT, including infrastructure management (e.g. : shared platforms), business continuity and security (e.g. internet user authentication);
- prevent personal injury and damages to people and goods (for instance video protection).
More generally:
- inform you about our products and services ;
- carrying out financial operations such as debt portfolio sales, securitisations, financing or refinancing of the BNP Paribas Group;
- perform client satisfaction and opinion surveys;
- improve process efficiency (train our staff by recording phone calls in our offices and improve our calling scenario);
- implement process automation of our processes such as application testing, automatic filling complaints handling, etc.

In any case, our legitimate interest remains proportionate and we verify according to a balancing test that your interests or fundamental rights are preserved. Should you wish to obtain more information about such balancing test, please contact us using the contact details provided in section 9 “How to contact us” below.

d. To respect your choice if we requested your consent for a specific processing

For certain personal data processing, we will give you a specific information and invite you to consent such processing. Note that you may request to revoke your consent at any time.

4. WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH?

a. Sharing of information within the BNP Paribas Group

We are part of the BNP Paribas Group which is an integrated bank insurance group, i.e. a group of companies working closely together all over the world to create and distribute various banking, financial, insurance services and products.

We share personal data through the BNP Paribas Group for commercial and efficiency needs such as:

based on our legal and regulatory obligations:
- sharing of the data collected for AML/FT, sanctions, embargoes and for KYC;
- risk management including credit and operational risks (risk rating /credit scoring/etc.) ;
based on our legitimate interest:

prevention, detection and fight against fraud;
R&D activities in particular for compliance, risks and communication and marketing purposes;
global and consistent overview of our clients;
offering the full range of products and services of the Group to enable you to benefit from them;
Personalisation of products and services’ contents and pricing for the client.

b. Disclosing information outside the BNP Paribas Group

In order to fulfil some of the purposes described in this notice, we may disclose from time to time your personal data to:

service providers which perform services on our behalf (e.g. IT services, logistics, printing services, telecommunication, debt collection, advisory and consulting and distribution and marketing);
banking and commercial partners, independent agents, intermediaries or brokers, financial institutions, counterparties, trade repositories with which we have relationship if such transmission is required to allow us to provide you with the services and products or execute our contractual obligations or transaction (e.g. banks, correspondent banks, depositaries, custodians, issuers of securities, paying agents, exchange platforms, insurance companies, payment system operators, issuers or payment card intermediaries);
local or foreign financial, tax, administrative, criminal or judicial authorities, arbitrators or mediators, law enforcement, state agencies or public bodies, we or any member of the BNP Paribas Group is required to disclose to pursuant to:
- their request;
- defending or responding to a matter, action or proceeding
- complying with regulation or guidance from authority applying to us or any member of the BNP Group;
certain regulated professionals such as lawyers, notaries, rating agencies or auditors when needed under specific circumstances (litigation, audit, etc.) as well as to actual or proposed purchaser of the companies or businesses of the BNP Paribas Group or our insurers.

c. Sharing aggregated or anonymized information

We share aggregated or anonymised information within and outside the BNP Paribas Group with partners such as research groups, universities or advertisers. You won’t be able to be identified from this information.

Your data may be aggregated into anonymised statistics that may be offered to professional clients to assist them in developing their business. In this case your personal data will never be disclosed and those receiving these anonymised statistics will be unable to identify you.

5. INTERNATIONAL TRANSFERS OF PERSONAL DATA

In case of international transfers originating from the European Economic Area (EEA) to a non-EEA country, the transfer of your personal data may take place. Where the European Commission has recognised a non-EEA country as providing an adequate level of data protection, your personal data may be transferred on this basis.

For transfers to non-EEA countries where the level of protection has not been recognised as adequate by the European Commission, we will either rely on a derogation applicable to the specific situation (e.g. if the transfer is necessary to perform our contract with you such as when making an international payment) or implement one of the following safeguards to ensure the protection of your personal data:

Standard contractual clauses approved by the European Commission;
Binding corporate rules.

To obtain a copy of these safeguards or details on where they are available, you can send a written request as set out in Section 9.

6. HOW LONG DO WE KEEP YOUR PERSONAL DATA FOR?

We will retain your personal data over the period required to comply with applicable laws and regulations or another period with regard to our operational requirements, such as proper account maintenance, facilitating
client relationship management, and responding to legal claims or regulatory requests. For instance, most of client’s information is kept for the duration of the contractual relationship and 7 years after the end of the
contractual relationship. For prospects, information is kept 3 years. For leads, information is kept 1 year.

7. WHAT ARE YOUR RIGHTS AND HOW CAN YOU EXERCISE THEM?

In accordance with applicable regulations and where applicable, you have the following rights:

To access: you can obtain information relating to the processing of your personal data, and a copy of such personal data.
To rectify: where you consider that your personal data are inaccurate or incomplete, you can request that such personal data be modified accordingly.
To erase: you can require the deletion of your personal data, to the extent permitted by law.
To restrict: you can request the restriction of the processing of your personal data.
To object: you can object to the processing of your personal data, on grounds relating to your particular situation. You have the absolute right to object to the processing of your personal data for direct marketing purposes, which includes profiling related to such direct marketing.
To withdraw your consent: where you have given your consent for the processing of your personal data, you have the right to withdraw your consent at any time.
To data portability: where legally applicable, you have the right to have the personal data you have provided to us be returned to you or, where technically feasible, transferred to a third party.

If you wish to exercise the rights listed above, please send a letter or e-mail to the following address: BNP Paribas Fortis Factor N.V., Department GDPR, P.J. Brepolsplein 41, 2300 Turnhout or privacy@bnpparibasfortisfactor.com. Please include a scan/copy of your proof of identity for identification purpose when required.

In accordance with applicable regulation, in addition to your rights above, you are also entitled to lodge a complaint with the competent supervisory authority.

8. HOW CAN YOU KEEP UP WITH CHANGES TO THIS DATA PROTECTION NOTICE?

In a world of constant technological changes, we may need to regularly update this Data Protection Notice.

We invite you to review the latest version of this notice online and we will inform you of any material changes through our website or through our other usual communication channels.

9. HOW TO CONTACT US?

If you have any questions relating to our use of your personal data under this Data Protection Notice, please contact (i) BNP Paribas Fortis Factor N.V., Department GDPR by mail privacy@bnpparibasfortisfactor.com or by letter to the following address: BNP Paribas Fortis Factor N.V., Department GDPR, P.J. Brepolsplein 41, 2300 Turnhout; or (ii) the Data Protection Officer (DPO) by mail FBBE.DPOBELGIUM@bnpparibasfortis.com or by letter to the following address: BNP Paribas Fortis N.V., Data Protection Officer – Risk BNP Paribas, Warandeberg 3, 1000 Brussels.

If you wish to learn more about cookies, please read our cookie policy on our website.